Det som startet som en nødvendighet for å forberede seg på Brexit har forvandlet seg til et partnerskap mellom tollprogramvareleverandøren AEB og Bongers Expeditie, og satte sistnevnte på en helt ny vekstbane. I den følgende artikkelen forteller prosess- og applikasjonssjef René Wijnants og daglig leder Ralph van de Grijp oss mer om dette.

Bongers Expeditie begynte å bruke AEBs tollløsninger for rundt åtte år siden og ble til og med AEBs første nederlandske kunde. Med en hard tollgrense i horisonten med Storbritannias Brexit-avstemning, var det klart for René og Ralph at selskapet trengte å internt oppgradere programvaren og tollprosessene for å sikre at handelen kunne fortsette utover januar 2021.

Den nederlandske tollagenten behandlet den gang rundt 8.000-10.000 deklarasjoner til tredjeland som Sveits og Norge. Forsendelser til Storbritannia vil øke dette antallet betydelig.

Løsning
«En pålitelig ende-til-ende-løsning som tar seg av hele import- og eksportprosessen, det er dette vi ønsket å tilby kundene våre,» forklarer René. Etter å ha evaluert alternativene, innså han og Ralph raskt at clearing av varer gjennom en britisk clearingagent ville fungere mest sømløst, spesielt gitt den sensitive naturen til de fleste varer.

Det er derfor AEB ga Bongers sin Customs Broker Integration-programvare, som kobler dem til en utmerket tollmegler i Storbritannia som administrerer importdeklarasjoner, og en integrert faktureringsløsning. Customs Broker Integration mottar data fra sine kunder via en API og sender eksporterklæringen til Nederland ved hjelp av AEB-løsningen for direkte arkivering. AEBs tollmeglerintegrasjon overfører deretter dataene til den britiske fortollingsagenten, som igjen sender den britiske importdeklarasjonen.

Hele prosessen styres i ett enkelt system. Siden alle overføringer bruker nøyaktig samme datasett, er det ingen risiko for at data ved et uhell går tapt eller endres, noe som lett kan skje hvis de kopieres manuelt.

Digital integrasjon lar Bongers overvåke fremdriften i fortollingsprosessen, noe som gir dem full åpenhet om hvor varene deres er til enhver tid, og selvfølgelig varsle dem når de er fullført.

Det tok litt tid før alle nødvendige deler av en kompleks tollprosess kom sammen. Ethvert system som er sterkt avhengig av automatisering kan bare være like bra som dataene som legges inn i det. «Vi var i stand til å forbedre datakvaliteten betydelig ved å revurdere eksisterende prosesser og tilpasse dem til det nye designet,» forklarer Ralph.

En annen nyttig forbedring var implementeringen av AEBs logistikkkostnadsstyring som lar Bongers automatisk sette inn data fra tollmeglerintegrasjon (antall deklarasjoner, innhold i forsendelser, etc.) i fakturaer, og eliminerer betydelig mengde tidkrevende manuelt arbeid.

Resultatet
Alle systemene var operative etter justeringer tidlig i 2022, slik at Bongers kunne sende inn 50 000 til 55 000 returer per år, avhengig av sesong. Dette er fem ganger mer enn før Brexit. Nå som datakvaliteten er utmerket og alle prosesser er optimalisert for maksimal hastighet og nøyaktighet, behandler Bongers store mengder dokumenter og data pålitelig og uten forsinkelser. Med flere nye tolleksperter i organisasjonen er de sterke på det nederlandske markedet og utover. I mellomtiden har klient-leverandør-forholdet med AEB blitt et ekte partnerskap, og setter Bongers i den unike posisjonen å opptre som megler og klient ved å bruke meglertjenester.

«Med Brexit i bakspeilet er vi nå i en god posisjon etter alle justeringene,» sa René, «og neste steg vil være å tilby fortollingstjenester til AEB-kunder som en partner i AEB tollmeglernettverket. .»

Et eksempel på Bongers som tilbyr eksporttjenester for en AEB-klient er en britisk nettbasert plante- og blomsterbutikk som importerer planter fra Nederland til Storbritannia. Samtidig, som kunde hos AEB Customs Broker Integration, er Bongers i stand til å tilby sine kunder tolltjenester i flere land. I en av disse sakene dreier det seg om eksportdeklarasjoner fra Tyskland til Norge for en av deres viktigste kunder.